Para cada una de las Bases de Datos donde ARQUITECTOS INGENIEROS ASOCIADOS AIA es responsable del tratamiento, se definen las siguientes políticas:

POLÍTICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ARQUITECTOS INGENIEROS ASOCIADOS S.A - (AIA) con NIT 890.904.815-5 y domicilio principal en Medellín (Antioquia), es una reconocida Organización dedicada al diseño y construcción de obras de edificaciones e infraestructura, con más de 70 años de trayectoria empresarial, tiempo durante el cual, ha cumplido estrictamente con todos sus compromisos de calidad y oportunidad de entrega pactados.

La Organización tiene su sede principal en la carrera 35A No. 15B - 35, Edificio Prisma piso 96 Avenida Las Palmas en Medellín (Antioquia), Línea de Atención al Público (574) 266 44 00. Cuenta con una agencia en la ciudad de Bogotá en la Autopista Norte No. 114 - 44, Edificio Invention Center Oficina 604/ Teléfono (571) 492 64 30. La página web es https://www.aia.com.co y el correo electrónico aia@aia.com.co

ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A (AIA), es una organización respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales y busca con esta política proteger el derecho de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización de tenencia y uso de la información que sobre ellas se almacene en bases de datos y archivos, el cual se encuentra consagrado en el Artículo 15 de la Constitución Política, y dando cumplimiento a lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada a través del Decreto 1377 de 2013.

En la presente Política de Privacidad, AIA establece los términos, condiciones, finalidades, medidas y procedimientos bajo las cuales como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla hayan suministrado sus datos personales (“Titular del Dato”).

El responsable del tratamiento de datos personales es la Dirección gestión integral con el apoyo de Auxiliar CAD.

DATOS PERSONALES

La información objeto de tratamiento por parte de AIA, en adelante en este documento “Datos personales”, es aquella que suministra el Titular del Dato, cuando acceden a sus bienes y/o servicios, o con ocasión de los mismos, tales como: Nombres, apellidos, identificación, edad, sexo, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en ningún caso serán de carácter sensible en los términos de ley.

FINALIDAD DE LOS DATOS

La autorización para el tratamiento de los datos personales que AIA recibe de sus Clientes actuales y potenciales, Proveedores, Socios, Colaboradores y Ex-colaboradores, aspirantes a vacantes de empleo y demás bases de datos que llegue a identificar, le permite recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, a efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a normas legales de conocimiento del Titular de la información.
• Establecer y mantener las relaciones contractuales, así como generar nuevas oportunidades de negocios.
• Actualizar la información.
• Efectuar labores de mercadeo, gestión de cartera, investigaciones comerciales o estadísticas así como desarrollar programas, proyectos y eventos.
• Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
• Solicitar la opinión del Titular sobre productos y/o servicios
• Verificación de la información de sus proveedores y recomendación de sus servicios a otras personas naturales o jurídicas con las cuales tenga o llegue a tener vinculación.
• Realizar envío de mensajes de contenido comercial, institucional, información de productos o servicios, y demás información de cualquier otra índole que AIA considere, a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales.
• Efectuar reportes a entes de control, autoridades judiciales y administrativas en cumplimiento de disposiciones legales vigentes.
• Vinculación de sus colaboradores al Sistema General de Seguridad Social, intercambio y reporte de información con las diferentes entidades que conforman el mismo, y cumplimiento de las demás obligaciones que le corresponden en su calidad de Empleador.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos, conforme a la legislación vigente, tienen los siguientes  derechos respecto de la información que sobre ellos AIA posea:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AIA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AIA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informados por AIA del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga al Titular el deber de permanecer en la referida base de datos. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento AIA ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
• Efectuar ante AIA consultas en forma gratuita sobre sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Para la consulta, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como para la revocatoria de la autorización, los Titulares o sus Causahabientes  tienen a su disposición los siguientes procedimientos establecidos por AIA:

CONSULTA

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en la Base de Datos de AIA, previa validación de su identidad. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma por cualquiera de los medios establecidos. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información recogida en la Base de Datos de AIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o en caso de considerar que existe un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes a cargo de la entidad, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo los siguientes términos:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AIA por cualquiera de los medios establecidos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física y electrónica, teléfono fijo o celular, acompañando los documentos o soportes que fundamenten el caso. Si el reclamo resulta incompleto, AIA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que AIA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a AIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular o sus causahabientes sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayan agotado en debida forma el trámite de consulta o reclamo directamente ante AIA.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

AIA cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad en todos sus sistemas de información y aplicativos.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido de acuerdo a la estructura de roles y permisos establecidos para todos los Colaboradores, y su uso es único para los fines establecidos en el objeto social de la Organización  y demás finalidades indicadas en la presente política.

Igualmente, AIA cuenta con la Política de Seguridad de la Información que es dada a conocer a los Colaboradores, lo que permite dar cumplimiento a los principios de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

MEDIO DE CONTACTO

Para el ejercicio de los derechos que confiere la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan el tema por parte de los Titulares de Datos o sus causahabientes, así como para la presentación de consultas y reclamos, AIA ha dispuesto el correo electrónico aia@aia.com.co, la Línea Única de Atención al Cliente (574) 266 44 00 y en forma presencial en la sede principal carrera 35A No. 15B - 35, pisos 96-97 / Avenida Las Palmas en Medellín (Antioquia), y en la agencia de Bogotá en la Autopista Norte No. 114 – 44, Edificio Invention Center Oficina 604/ Teléfono (571) 492 64 30

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

CIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen.

 

En este espacio queremos que conozca los mecanismos definidos por AIA para el manejo de los datos personales de los Titulares que reposan en las Bases de Datos, donde la Empresa es Responsable de su tratamiento.

ARQUITECTOS INGENIEROS ASOCIADOS AIA, tratará la información suministrada por los Clientes, Proveedores, colaboradores y demás grupos de relación de las cuales, en el giro de sus negocios y relaciones contractuales, suministren sus datos personales y sean almacenados y custodiados en bases de datos propios de la organización, bajo el estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y el Decreto 1377 de 2013.

Con la finalidad de que todos los públicos de AIA cuenten criterios claros y precisos, se realiza el siguiente glosario adoptando las definiciones impartidas en la Ley.

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR:   persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO:   cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AVISO DE PRIVACIDAD:   comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DATO PÚBLICO:   es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.  Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos entre otros, en registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES:  se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos.

TRANSFERENCIA:  la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN:  Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ARQUITECTOS INGENIEROS ASOCIADOS AIA EN REESTRUCTURACION, en el giro de sus negocios y relaciones contractuales es responsable de la información que reposa en las siguientes bases de datos: Clientes, Proveedores, Empleados, Ex empleados y Socios.

En el siguiente link podrá descargar la Política de Tratamiento de Datos Personales de AIA: